Hitta och vinna offentliga upphandlingar med en AI-säljare

Fråga en VD på ett installations- eller tjänstebolag om offentliga upphandlingar och svaret brukar låta ungefär likadant: "Vi borde lägga mer anbud, men vi hinner inte." Förfrågningarna finns där. Det är bevakningen, läsandet och skrivandet som inte blir av.

Offentliga upphandlingar i siffror

Offentlig sektor är en av Sveriges största kunder. Enligt Upphandlingsmyndighetens statistik för 2024:

• 17 575 upphandlingar annonserades, till ett sammanlagt värde av 931 miljarder kronor.
• I genomsnitt kom 4,6 anbud in per upphandling, och ungefär fyra av tio anbud ledde till kontrakt.
• I 19 procent av upphandlingarna kom bara ett anbud in.
• Små och medelstora företag stod för ungefär 75 procent av både lämnade anbud och vunna kontrakt.
• Stora företag lämnade i snitt 24,1 anbud var. Små företag lämnade 4,5.

Den sista siffran är den intressanta. Små bolag vinner affärer i offentlig sektor, men de lägger betydligt färre anbud än de stora. Det beror sällan på att de inte kan leverera. Det beror på att de inte har någon som bevakar och skriver.

Hur hittar man upphandlingar?

Offentliga upphandlingar annonseras i upphandlingssystem, bland annat Mercell, Pabliq, TendSign och e-Avrop. Där kan leverantörer söka och sätta upp bevakningar på sökord, branschkoder och geografi. Större upphandlingar publiceras även i EU:s databas TED.

Problemet är inte att hitta en upphandling. Det är att hitta rätt upphandlingar, varje vecka, utan att någon lägger timmar på det. En bevakning som är för bred ger hundratals träffar som inte passar. En som är för smal missar affärer.

Varför upphandlingar faller mellan stolarna

Anbudsprocessen kräver uthållighet varje vecka:

• Bevakning: upphandlingar publiceras i flera system, och någon måste gå igenom dem regelbundet.
• Sortering: de flesta förfrågningar passar inte. Fel ort, fel storlek, fel kompetenskrav.
• Läsning: ett förfrågningsunderlag kan vara långt. Krav, bilagor, utvärderingsmodell och sista dag för frågor måste fångas.
• Skrivning: anbudet ska svara på varje krav, i rätt format, före sista anbudsdag.

Inget av stegen är svårt. Men de kräver disciplin vecka efter vecka, och det är just det som försvinner när säljaren eller VD:n har tio andra hattar på sig.

Anbudsprocessen steg för steg med en AI-säljare

Erik är vår AI-säljare. Upphandlingar är en del av hans jobb, på samma sätt som prospektering och uppföljning. Han tar anbudsprocessen i fyra steg.

1. Bevakar upphandlingar varje dag

Erik bevakar upphandlingssystemen åt er. Har ni redan konton hos Mercell, Pabliq eller TendSign använder Erik dem. Har ni inte det bevakar han publika källor. Bevakningen sker varje dag, inte när någon kommer ihåg det.

2. Matchar mot de uppdrag ni vill ha

Vid uppstarten går vi igenom vilka uppdrag ni vill ha: tjänster, geografi, kontraktsstorlek, krav ni uppfyller och sådant ni aldrig tackar ja till. Det blir Eriks filter. Varje ny förfrågan jämförs mot det, och bara de som passar går vidare till er.

3. Föreslår om ni ska lägga anbud

För varje träff sammanfattar Erik det viktigaste: vad som ska köpas, skall-kraven, utvärderingsmodellen, sista dag för frågor och sista anbudsdag. Han ger också ett förslag på om ni bör lägga anbud eller inte, och varför. Ni säger ja eller nej.

4. Skriver och lämnar anbudet

Säger ni ja skriver Erik anbudet utifrån underlaget och det han vet om er verksamhet: referenser, kompetenser, priser och tidigare anbud. Ni granskar, ändrar det ni vill och godkänner. Därefter lämnar Erik in anbudet i systemet och håller koll på frister, frågor och svar under processen.

Exempel: ett installationsbolag inom rörsystem

Ett av bolagen vi jobbar med installerar rörsystem. De ville åt fler offentliga uppdrag men hade ingen som bevakade upphandlingar på riktigt.

Vi satte upp Erik med en bevakning på Mercell Public och ett filter för de uppdrag bolaget faktiskt ville ha. Erik hittar förfrågningarna och matchar dem mot bolagets inriktning. Bolaget har sedan tagit kontakten och lagt anbuden själva.

Resultatet: de har vunnit flera affärer på upphandlingar de annars inte hade sett.

Det är också ett exempel på att ni bestämmer hur långt Erik går. Vissa vill bara ha bevakning och matchning. Andra vill att Erik skriver och lämnar hela anbudet.

Vad Erik inte gör

Erik fattar inte beslutet. Ni avgör vilka upphandlingar ni ska gå på och godkänner varje anbud innan det lämnas in. Erik sparar tid, men ansvaret för vad ni lovar en beställare ligger hos er.

Erik följer reglerna för upphandlingen. I en annonserad offentlig upphandling går frågor och svar genom upphandlingssystemet, inte via säljsamtal till beställaren. Erik hjälper er att ställa frågorna i tid och i rätt kanal.

Vilka passar det här för?

Upphandlingsbevakning med Erik passar bolag som:

• redan levererar till offentlig sektor, eller vill börja
• har en tydlig nisch, till exempel installation, bygg, IT, konsulttjänster eller tjänster till fastighetsbolag
• vet att de missar förfrågningar men inte har tid eller personal att bevaka

Är ni ett mindre bolag utan egen anbudsavdelning är det ofta där skillnaden blir störst.

Kom igång

Vill ni se hur Erik skulle bevaka upphandlingar inom ert område? Boka en demo så går vi igenom vilka system och vilka uppdrag som är relevanta för er. Läs också om hur agentic AI fungerar i praktiken.

Vanliga frågor